Zarządzanie czasem – 15 efektywnych metod, technik i zasad – Her Impact Store

Zarządzanie czasem – 15 efektywnych metod, technik i zasad

Zarządzanie czasem – 15 efektywnych metod, technik i zasad. Pracując efektywnie, można wykonywać zadania lepiej i w krótszym czasie.

Dzięki temu można być sprawniejszym pracownikiem i mieć więcej czasu dla siebie.

Technika Pomodoro

Jedną z popularniejszych metod zarządzania czasem jest technika Pomodoro. Konieczne jest jedynie ustawienie minutnika. Można zrobić to samodzielnie bądź skorzystać z jednej z licznych i darmowych aplikacji na telefon lub komputer.

Zasadą tej metody jest aktywna praca przez 25 minut, bez żadnych rozpraszaczy.

Następnie konieczne jest 5 minut przerwy. Po czterech takich blokach zalecana jest dłuższa, 20-minutowa przerwa.

Zobacz nasz kurs:

Organizacja i zarządzanie sobą w czasie z Karoliną Cwaliną-Stępniak

Poznaj nasze inne kursy:

Zasada 2 minut

Efektywne zarządzanie czasem wymaga skupienia i opanowania. Zasada 2 minut zakłada, że w sytuacji gdy pojawiające się zadanie potrwa jedynie dwie minuty, należy wypełnić je natychmiast.

Dzięki temu drobne obowiązki, takie jak wykonanie telefonu, odpisa

Zarządzanie czasem

nie na maila lub umówienie spotkania nie rozpraszają.

Metoda SMART

Podstawowa technika ustalania i wykonywania celów potocznie nazywana jest SMART. Wedle tej zasady każdy cel, który chce się osiągnąć, powinien być:

  • S – specyficzny
  • M – mierzalny
  • A – ambitny
  • R – realistyczny
  • T – terminowy

„Zjedz tę żabę”

Zarządzanie czasem wymaga także organizacji trudnych, nielubianych zadań. Dla zwiększenia efektywności całego dnia warto najgorsze obowiązki wykonać na początku. Dzięki temu, podczas wykonywania kolejnych, łatwiejszych zadań – nic trudnego nie zakłóca myśli.

Metoda TRZOS

Zarządzanie czasem z pomocą metody TRZOS przypomina nieco technikę SMART. W tym przypadku zadania powinny mieć:

  • T – spisane terminy
  • R – określone ramy czasowe
  • Z – zaplanowany margines czasowy
  • O – priorytet (inne zadania mogą zostać ograniczone)
  • S – rezultaty możliwe do skontrolowania

Prawo Parkinsona

Na większość osób świetnie działa deadline. W prawie Parkinsona pada stwierdzenie, że im więcej czasu pozostało do ostatecznego terminu wykonania zadania, tym wolniej będzie wykonywane.

Efektywność wzrasta w pobliżu terminu, dlatego warto ustalać sobie krótsze deadliny.

Fotografia dnia pracy

Żeby móc zwiększyć efektywność swoich działań, warto najpierw przeprowadzić dokładną analizę swojego dnia. Zazwyczaj wystarczy kilka/kilkanaście dni, aby móc wyciągnąć wnioski. Dzięki temu można znaleźć luki, niepotrzebne przerwy lub źle rozplanowane obowiązki.

Efekt piły

Otaczając się licznymi rozpraszaczami, powiadomieniami i dźwiękami, można z łatwością zaobserwować spadek efektywności. Wynika on z czasu wdrażania się ponownie do wykonywanego zadania.

Chcąc wykonywać swoje obowiązki szybciej i łatwiej, warto stosować efekt piły – wykonywać zadania od początku do końca bez żadnego rozproszenia.

Metoda GTD

Zarządzanie czasem w większości przypadków opiera się o dokładne planowanie. Metoda GTD (Getting Things Done) zakłada gromadzenie zadań w jednym miejscu i tworzenie z nich klarownych list.

Każde zadanie powinno mieć 5 etapów:

  1. gromadzenie
  2. analiza
  3. porządkowanie
  4. przeglądanie
  5. wykonywanie

Konieczne jest sukcesywne wykonywanie każdego etapu, każdego zadania po kolei. Wyćwiczenie jednego schematu poprawia efektowność i obniża trudność zadań.

Metoda ALPEN

Niemiecka metoda ALEPEN przypomina częściowo metodę TRZOS. Składa się z pięciu etapów, wedle których powinna powstać lista zadań, przerw oraz niezbędnych priorytetów:

  • A – spisanie listy obowiązków
  • L – określenie niezbędnej ilości czasu na każde zadanie
  • P – wpisanie przerw w plan wykonywania obowiązków
  • E – nadanie priorytetów (zadań, które niepodważalnie trzeba wykonać danego dnia)
  • N – analiza zadań i efektywności na koniec dnia

Procedura OWIES – OATS

Wedle metody OATS zadania należy wypisać i zaplanować dopisując dodatkowe, niezbędne aktywności. Następnie konieczne jest oszacowanie czasu koniecznego do realizacji obowiązków. Wszystko należy skomponować w harmonogram.

Zasada 60:40

Zasada ta opiera się o podział czasu. 60% dnia zostaje przeznaczone na zaplanowane obowiązki, 20% na nieoczekiwane zadania, a pozostałe 20% - na zadania spontaniczne i twórcze.

Złota godzina

W malarstwie złota godzina to pora dnia o najlepszym świetle. W przypadku pracy to pora, w której nikt nie przeszkadza – warto przyjść do pracy godzinę wcześniej, aby móc w ciszy wykonać więcej zadań niż w codziennym zamieszaniu.

Listy i procedury

Dokładne planowanie i rozpisywanie znacząco poprawiają efektywność. Warto dokładnie kontrolować wykonywane obowiązki i dzielić je na mniejsze, krótsze etapy.

Metoda RPM

Metoda ta wspiera określanie i realizację celów.

  • R – jaki cel chcesz osiągnąć?
  • P – Dlaczego?
  • M – Co musisz zrobić?

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat budowania marki własnej i prowadzenia biznesu, sprawdź nasze kursy na Kursy - jeden krok do przodu i dwa… też do przodu! – Her Impact Store

Zobacz nasze inne wpisy:


Starszy post Nowszy post